Privacy Policy

1. Ambito dell’informativa

Questa informativa riguarda la creazione e la gestione dell’account per la community e l’area riservata ANISS sul sito aniss.it, compreso lo spazio dedicato a Tennis & Friends: accesso agli ebook, materiali educativi e comunicazioni relative al servizio richiesto.

La registrazione digitale è distinta dalla domanda di ammissione come associato, dall’eventuale adesione come sostenitore e dalla presa in carico sanitaria. Le visite, le misurazioni e le valutazioni effettuate dai professionisti allo stand richiedono l’informativa dell’erogatore e la documentazione specifica della prestazione.

2. ANISS e contatti per la protezione dei dati

ANISS – Associazione Italiana di Nutrizione, Sport e Stile di Vita – Ente del Terzo Settore, codice fiscale 96586240580, sede legale in Via degli Avignonesi 16, 00187 Roma, è indicata come titolare per la gestione dell’iscrizione alla community descritta in questa bozza. La Presidente e legale rappresentante è la Dott.ssa Monica Germani.

Per informazioni sul trattamento e per esercitare i diritti: segreteria@aniss.it, oppure richiesta scritta alla sede legale, con oggetto «Privacy – Area riservata ANISS».

DA VERIFICARE: confermare che questa casella sia effettivamente presidiata per le richieste privacy. Se ANISS ha nominato un Responsabile della protezione dei dati (RPD/DPO), inserire il suo recapito. Il ruolo di Meta Clinic S.r.l. va completato al punto 7 prima della pubblicazione.

3. Dati raccolti

Dati forniti nel modulo: nome, cognome, indirizzo e-mail, nome utente e credenziali di accesso; data di nascita se presente e necessaria alla specifica funzione dichiarata. Sono inoltre trattati i dati relativi all’attivazione dell’account, alla gestione della password e alla richiesta di assistenza.

Dati tecnici: le informazioni necessarie al funzionamento e alla sicurezza del sito possono comprendere indirizzo IP, data e ora delle richieste, dati del browser e del dispositivo, identificativi di sessione e registrazioni degli eventi di sicurezza. Le categorie effettive dipendono dai servizi tecnici utilizzati e devono essere confermate nell’inventario indicato al punto 9.

Scelte dell’utente: presa visione dell’informativa ed eventuali consensi separati, con i dati necessari a documentarne la scelta. La configurazione deve consentire di ricondurre la registrazione alla versione dell’informativa effettivamente presentata.

Per utilizzare gli ebook e i contenuti divulgativi sono sufficienti i dati amministrativi dell’account. Referti, diagnosi, terapie, misure corporee, fotografie cliniche e risposte a questionari sanitari devono essere gestiti attraverso il distinto percorso previsto dall’erogatore sanitario.

DA VERIFICARE: definire la finalità concreta della data di nascita e la necessità del dato completo. Se serve soltanto verificare un requisito di età, valutare una modalità meno invasiva. Rimuovere dal modulo i campi privi di una finalità necessaria e documentata.

4. Finalità e basi giuridiche

Registrazione, autenticazione, accesso ai contenuti e assistenza sull’account: trattamento necessario a dare esecuzione al servizio richiesto dall’interessato, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. b), GDPR. Rientrano le e-mail di attivazione, benvenuto operativo, recupero password e le comunicazioni indispensabili alle attività specificamente richieste.

Sicurezza del sito e prevenzione degli abusi: legittimo interesse alla protezione degli account, dei sistemi e degli utenti, art. 6, par. 1, lett. f), GDPR, previa valutazione di necessità, proporzionalità e bilanciamento con i diritti degli interessati.

Adempimenti obbligatori: art. 6, par. 1, lett. c), GDPR, limitatamente agli obblighi di legge effettivamente applicabili. Per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di diritti si trattano i soli dati pertinenti in base al legittimo interesse, art. 6, par. 1, lett. f), nel rispetto dei termini applicabili.

Newsletter, inviti generali e comunicazioni promozionali ANISS: soltanto quando il servizio di invio è attivato e l’utente esprime una scelta separata, specifica e facoltativa; base giuridica art. 6, par. 1, lett. a), GDPR e, per gli invii elettronici, art. 130 del D.Lgs. 196/2003. La conferma dell’e-mail dell’account ha una funzione distinta dal consenso promozionale. La scelta può essere revocata tramite il collegamento di disiscrizione o scrivendo ad ANISS.

DA CONFIGURARE: mantenere disattivati gli invii promozionali fino alla raccolta di un consenso separato e alla predisposizione di un sistema che registri scelta, data, testo e revoca. Svolgere e conservare il bilanciamento per i trattamenti basati sul legittimo interesse.

5. Conferimento dei dati

I campi indispensabili alla registrazione sono contrassegnati nel modulo. La loro mancanza impedisce la creazione o la gestione dell’account. Le informazioni ulteriori e gli eventuali consensi promozionali sono facoltativi: la scelta di ricevere promozione resta distinta dall’accesso ai contenuti.

La casella obbligatoria documenta la presa visione dell’informativa. La base giuridica dei trattamenti necessari al servizio è quella indicata al punto 4, anziché un consenso generale a qualsiasi utilizzo dei dati.

6. Conservazione operativa e destinatari

Nella configurazione prevista, l’archivio principale degli account è il database del sito WordPress ANISS, gestito attraverso Ultimate Member. L’utilizzo del plugin è distinto da un’automatica condivisione dell’elenco con WordPress.com, Google Drive o altri servizi.

Possono accedere ai dati il personale e i collaboratori autorizzati, per le mansioni assegnate. I fornitori incaricati di hosting, posta elettronica, manutenzione, sicurezza e copie di riserva trattano i dati per conto del titolare ove ne ricorrano le condizioni, con gli accordi previsti dall’art. 28 GDPR. Consulenti e autorità possono ricevere dati nei limiti delle rispettive funzioni e degli obblighi applicabili.

Eventuali esportazioni in fogli di calcolo o servizi cloud devono avere una finalità determinata, accessi limitati e tempi di conservazione coerenti con l’archivio principale. La procedura prevista limita la visibilità dei dati dell’account all’interessato e agli addetti autorizzati; la directory pubblica dei partecipanti deve essere disattivata.

DA VERIFICARE: identificare i fornitori effettivi, controllare permessi amministrativi, visibilità dei profili, eventuali integrazioni e copie già esportate. La presente bozza descrive il flusso previsto e non certifica le impostazioni del sito.

7. Meta Clinic S.r.l., Meta Experience e altri collegamenti

Il progetto prevede il coinvolgimento di Meta Clinic S.r.l. e un collegamento al sito Meta Experience. Prima di definire il testo pubblico va precisato se Meta Clinic gestisce le registrazioni insieme ad ANISS, opera su istruzioni di ANISS o riceve dati per finalità proprie.

SEZIONE DA COMPLETARE PRIMA DELLA PUBBLICAZIONE: inserire denominazione e recapiti completi di Meta Clinic; ruolo effettivo; finalità; categorie di dati accessibili; base giuridica; tempi di conservazione. Se le finalità e i mezzi sono determinati congiuntamente, occorre disciplinare la contitolarità ex art. 26 e rendere disponibile il contenuto essenziale dell’accordo. Se Meta Clinic opera per conto di ANISS, occorre l’accordo ex art. 28. Per finalità autonome servono un fondamento giuridico e un’informativa coerenti con il trasferimento effettivo.

Il semplice collegamento a un sito esterno è distinto dalla comunicazione dell’elenco degli iscritti. Per le richieste inviate direttamente su Meta Experience o per le prenotazioni effettuate su MioDottore si applicano le informative dei soggetti che ricevono la richiesta e forniscono il relativo servizio.

La presa visione della privacy ANISS e l’attivazione dell’account non costituiscono un consenso alla promozione di Meta Clinic o di altri terzi. L’eventuale comunicazione dei recapiti per tale finalità richiede una scelta specifica e separata, con il destinatario identificato.

La collaborazione con l’Università di Siena o con gli organizzatori di Tennis & Friends, da sola, non determina l’accesso di questi soggetti all’elenco degli utenti. Eventuali comunicazioni devono essere descritte per finalità, dati e ruoli prima della loro attivazione.

8. Tempi di conservazione

La durata deve essere proporzionata alla funzione svolta. I seguenti criteri riprendono, ove pertinenti, la precedente informativa ANISS per sostenitori e partecipanti; vanno approvati e attuati anche per gli archivi digitali.

Account della community: per la durata del rapporto richiesto; verifica della necessità di conservazione dopo 24 mesi di inattività. Alla cessazione si eliminano o anonimizzano i dati operativi esaurita la loro finalità, conservando separatamente soltanto quelli necessari per obblighi o contestazioni specifiche.

Richieste operative su singole attività: fino alla chiusura della richiesta e per 12 mesi successivi, salvo esigenze diverse documentate.

Comunicazioni promozionali ANISS, se attivate: fino alla revoca e, comunque, per un massimo di 24 mesi dalla raccolta del consenso. La prova essenziale del consenso può essere conservata separatamente per 5 anni dall’ultimo utilizzo, se tale durata è giustificata e documentata; le informazioni minime di esclusione servono a rispettare revoche e opposizioni.

Account in attesa di conferma, registri tecnici e copie di riserva: specificare la scadenza delle registrazioni incompiute, la durata effettiva dei registri di hosting e sicurezza, il ciclo delle copie di riserva e le modalità di propagazione delle cancellazioni. Questi dati tecnici non risultano verificati.

I termini ulteriori connessi a obblighi e difesa di diritti si applicano ai soli documenti pertinenti. La durata delle copie e dei registri deve essere coerente con i sistemi realmente impiegati.

9. Fornitori e trasferimenti internazionali

SEZIONE DA COMPLETARE: per hosting e database, copie di riserva, invio e-mail, manutenzione, sicurezza ed eventuali servizi esterni indicare soggetto giuridico, funzione, luoghi di trattamento e accesso, eventuale trasferimento fuori dallo Spazio economico europeo e relativa garanzia. La sola presenza di un server in Europa non chiarisce tutti gli accessi dei fornitori.

In caso di trasferimento verso paesi esterni allo Spazio economico europeo devono essere indicate la decisione di adeguatezza applicabile oppure le garanzie utilizzate ai sensi del capo V GDPR, comprese le clausole contrattuali tipo quando pertinenti e le eventuali misure supplementari. L’interessato può chiedere informazioni e copia delle garanzie attraverso i contatti ANISS, nei limiti di protezione dei dati e dei segreti legittimamente tutelati.

10. Cookie e risorse esterne del sito

L’accesso autenticato utilizza strumenti tecnici per gestire la sessione e la sicurezza. Gli eventuali strumenti di analisi del traffico, contenuti incorporati e servizi esterni devono essere descritti nella specifica informativa del sito, con le scelte di consenso ove richieste.

Anche il caricamento di caratteri, immagini, video o script da un servizio esterno può comportare l’invio dell’indirizzo IP e di altri dati tecnici. L’inventario deve comprendere le risorse effettivamente caricate, oltre ai cookie.

DA VERIFICARE: completare l’informativa cookie e l’inventario delle risorse esterne; verificare quali componenti di Site Kit, eventuali statistiche, Gravatar e servizi multimediali sono attivi. Questo testo riguarda la registrazione e non sostituisce l’audit dei tracciamenti del sito.

11. Minorenni e funzioni automatiche

Il percorso di iscrizione dei minorenni deve essere definito in funzione dell’età, della base giuridica e del servizio offerto, con informazioni comprensibili e intervento del titolare della responsabilità genitoriale quando richiesto. La semplice raccolta della data di nascita non realizza da sola tali verifiche.

DA DEFINIRE: accesso autonomo per fasce di età, eventuale intervento del genitore e relativa verifica. Fino a tale configurazione, evitare la raccolta di registrazioni di minori attraverso un percorso indistinto.

La conferma e-mail, la gestione delle credenziali e l’abilitazione tecnica ai contenuti sono automatizzate. Le funzioni di registrazione qui descritte non formulano diagnosi né valutazioni sulla salute. Eventuali ulteriori profilazioni o decisioni esclusivamente automatizzate con effetti giuridici o analogamente significativi richiedono una distinta valutazione e informativa prima dell’attivazione.

12. Diritti dell’interessato

L’interessato può chiedere accesso ai dati, rettifica, cancellazione e limitazione del trattamento nei casi previsti dagli artt. 15–18 GDPR. La portabilità si applica alle condizioni dell’art. 20, per i dati forniti e trattati con mezzi automatizzati sulla base del consenso o di un contratto.

Può opporsi, per motivi connessi alla propria situazione, ai trattamenti fondati sul legittimo interesse e in ogni momento alla promozione diretta. Può revocare i consensi, mantenendo ferma la liceità delle operazioni svolte prima della revoca.

Le richieste si inviano a segreteria@aniss.it o alla sede legale. ANISS risponde di regola entro un mese; una proroga fino a due mesi ulteriori è possibile nei casi previsti dall’art. 12 GDPR, comunicandone i motivi entro il primo mese. Se sussistono dubbi ragionevoli sull’identità, possono essere richiesti i soli elementi necessari alla verifica.

È possibile proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali e ricorrere all’autorità giudiziaria competente. La richiesta di cancellazione viene valutata tenendo conto degli obblighi che possono giustificare la conservazione di specifici dati.

13. Aggiornamenti

La versione applicabile è resa disponibile prima della raccolta. Modifiche delle finalità o dei destinatari devono essere comunicate preventivamente e accompagnate, quando necessario, da una nuova scelta dell’utente. La prosecuzione dell’uso del sito non sostituisce un consenso richiesto dalla normativa.